Как настроить функцию автозавершения слов в Microsoft Word. Создание повторно используемых текстовых фрагментов Что такое автотекст в word

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент ., а Автотекст предложит Сентябрь , вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

Текущую дату.

Дни недели.

Название месяца.

Элемент Автозамены.

Задание 4

В качестве примера в документе приведите вышеуказанные элементы Автотекста.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов Автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка Автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Вставка элементов Автотекста:

Вывести на экран ПИ Автотекст . Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список Все элементы и щелчок на нужном элементе.

Можно использовать меню Вставка/Автотекст ,выбрать с списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.

Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.

Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу.

Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:

Вывести на экран ПИ Автотекст ищелкнуть по кнопке Создать , а затем ввести имя Автотекста.

Ввести команду Вставка /Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст.

Задание 5

Для создания элемента Автотекста введите следующий текст:

Московский Государственный Открытый Университет (КИ)

Выделите этот текст и введите команду Вставка/Автотекст/Создать в текстовом поле введите имя МГОУ - имя элемента этого автотекста.

Вставить в документ элемент автотекста можно следующим способом:

Ввести имя автотекста МГОУ и нажать клавишу F 3 ;

Ввести команду Сервис/Параметры автозамены/Автотекст , в диалоговом окне выбрать нужный элемент и нажать кнопку Вставить .

Упражнение 3

Электронные формы(эф)

С помощью ЭФ можно создавать особые документы (договора, анкеты, контракты, бизнес- планы, деловые формы), в которых в конкретные области вводится часть информации, а остальной текст защищен от всех изменений.

Задание 1

Скопировать из папки преподавателя в свою папку бланк договора. В бланке договора есть места, подлежащие заполнению: вставить в подчеркнутые места объекты, называемые полями формы.

Работа с полями формы производится с помощью ПИ ФОРМЫ

Пройти по документу сверху вниз в порядке заполнения договора и вставить соответствующие поля формы.

Первое поле - номер договора. Выделить два символа подчеркивания справа от символа № в первой строке и выполнить следующие действия:

вставить текстовое поле из ПИ формы;

далее на щелкнуть на кнопке Параметры поля формы и в диалоговом окне(ДО), задать ТИП- Число , Формат числа- 0 , Число по умолчанию =1 ;

задать текст справки Строка состояния : Ведите номер договора;

клавиша F1- текст справки: Номер договора – это целое число ОК/ОК.

Следующая часть договора – это дата. Дату вставить как поле даты, которое будет заполняться автоматически. Выполните команду ВСТАВКА/ДАТА И ВРЕМЯ и в ДО у становить флажок - Обновлять автоматически.

Следующее исполняемое поле – фамилии исполнителя, оформить это поле как список:

вставить в это место поле со списком из ПИ и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы;

вДОПараметры поля формы из ПИ, задать элементы списка:

Петров А.

Иванов Г.

Воронков И.

срок сдачи работы – это тоже текстовое поле, вставьте его, и в ДО Параметры поля формы залайте: ТИП – ДАТА и Формат даты : дд.мм.гг(.dd.mm.yy)

далее ввести текстовые поля в месте «Вознаграждение за авторский лист » и «Вознаграждение за иллюстрацию », в этих текстовых полях должны вводится числа, необходимо в ДО Параметры поля формы задать значение по умолчанию и формат значений: Тип – Число , Число по умолчанию := число , Формат числа установить 0,00.

Прочие условия, Фамилия Имя Отчество Исполнителя, Фамилия Инициалы – Паспортные данные – установить простые текстовые поля .

Из простого документа в интерактивную форму документ превращается двумя способами:

Нажать кнопку Защита формы на панели инструментов.

Меню Сервис/ Защитить документ в ДО установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в раскрывающемся списке выбрать

После чего обычный текст в документе недоступен для редактирования, курсор ввода находится в первом поле формы, при нажатии клавиши курсор ввода перемещается в следующее поле формы, поле ввода со списком приобретает характерную кнопку раскрывающегося списка и позволяет выбирать нужное значение. Кнопки на панели Форма становятся недоступными, кроме кнопок Затемнение полей и Защита формы .

Задание 2

Открыть свой файл шаблона и заполнить все поля формы и сохранить как документ .

Задание 3

Создать электронную анкету студента. Курс, название факультета и семейное положение сделать поле со списком, вставить текущую дату в поле над анкетой. Заполнить анкету.

Защитить анкету паролем.

Элемент автотекста - это текстовый объект, помещенный в словарь и доступный для вставки в различные документы. Каждому элементу автотекста присваивается имя до 31 символа длиной.

Элементы автотекста можно использовать для ввода или замены следующей часто используемой информации:

• названия и адреса компании;
• логотипа компании;
• стандартных абзацев (например, разделов контрактов);
• таблиц.

Доступность элементов зависит от используемого шаблона. Элементы автотекста, созданные в файле с определенным шаблоном, сохраняются в этом шаблоне. Различные шаблоны могут содержать разные элементы автотекста.

Элементы автотекста, созданные в шаблоне "Обычный", доступны -в любом документе.

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
2. Выберите команду , а затем - команду Создать (Create) (рис. 75).

Рис. 75. Создание элемента автотекста

1. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или в ведите другое имя.
2. Нажмите ОК .

Имеются встроенные элементы списка автотекста (обращения, прощания и т. п.), которые можно использовать при написании гшсем (рис. 76).

Рис. 76. Встроенные элементы автотекста

Если меню автотекста содержит дополнительный список элементов (Внимание , Обычный, Приветствие и т. п.), выберите нужный.

При создании элемента списка автотекста может быть установлена связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления текста или рисунка.

Вставка элемента списка автотекста

При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих используемому шаблону, а также из шаблона Обычный .

1. Установите курсор в то место текста, куда следует вставить элемент списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) . Чтобы увидеть полный список встроенных элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу Shift (рис. 77).
3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.
4. Нажмите кнопку Вставить (Insert) .

Рис. 77. Вставка элемента автотекста

Для вставки элемента из полного списка автотекста можно использовать такую последовательность действий:

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), затем строку -Автотекст из подменю.
2. Установите флажок Автозавершение для автотекста и дат.
3. Выберите нужный элемент из списка элементов автотекста.
4. Нажмите кнопку Вставить, затем ОК .

В дальнейшем при введении в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста нажмите клавишу F3 , чтобы принять предложенный элемент списка автотекста. В противном случае продолжите ввод.

Удаление элемента списка автотекста

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), а затем строку Автотекст из подменю.
2. В поле Имя элемента выберите имя элемента списка автотекста, который следует удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить (Delete) .

Отменить удаление элемента списка автотекста нельзя.

Упражнение

Создание и вставка элемента автотекста

1. Введите и выделите текст (например, название фирмы на английском языке - Training Center KUDITS), который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем команду Создать .
3. Введите имя элемента списка автотекста.
4. Нажмите ОК .
5. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, затем строку Автотекст из подменю.
6. Установите флажок Автоэавершение для автотекста и дат.
7. Установите курсор в место ввода автотекста.
8. Введите в документ символы имени цо и нажмите клавишу F3 .

Функция используется для автоматического исправления наиболее часто встречающиеся опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Параметры автозамены несложно изменить, имеется возможность дополнения существующего списка автоматических исправлений.

Элементы автозамены можно использовать:

• для исправления наиболее распространенных ошибок;
• замены некоторых необычных символов;
• расшифровки аббревиатур и сокращений.

Добавление элемента в список автозамены

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).
2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).
3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите "дял".
4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите "для".
5. Нажмите кнопку Добавить (Replace) .

Рис. 78. Автозамена

Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ - Московский государственный университет.

Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.

Таблица 15. Параметры автоэамены

Если в диалоговом окне Автоэамена установлен флажок Заменять при моде (Replace text as you type), то при автозамене будут автоматически исправляться ошибки и вставляться требуемые объекты (текст, графика и символы).

В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.

Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.

Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.

Рис. 5.4 . Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста

Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся в деловой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3 , чтобы принять предложение или продолжите ввод.

Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:

1. Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).
2. Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. рис. 5.5).

Рис. 5.5 . Диалоговое окно, позволяющее вставить часто используемые слова и выражения

Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.

Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.

Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.

Создание и использование элемента автотекста

Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

Нажмите клавиши ALT + F3.

Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.

Использование автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.

Настройка и использование элемента автозамены

В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.

Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .

На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.

В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .

Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.

Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.

Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).