Заявки в службу технической поддержки (Help Desk или Serivce Desk) реализованы в виде отдельного документа. Форма заявки содержит ряд закладок и реквизитов. На закладке «Текст заявки» необходимо указать текст, поясняющий проблему или потребность. Текст может быть отформатирован с использованием всех возможностей встроенного текстового редактора, в том числе можно изменить вид и размер шрифта, выделить цветом отдельные элементы, а также вставить непосредственно в текст изображения (для этого используйте меню «Все действия»).

К заявке могут быть приложены документы. Для этого нажмите на ссылку «Приложения к заявке» и выберите один или несколько корпоративных документов . Вы также можете создать корпоративный документ на основании интерактивно добавляемого файла, выбрав в списке приложений к заявке пункт меню «Добавить Внешний файл». В таком случае на основании файла будет создан корпоративный документ с использованием шаблона корпоративного документа, указанного в разделе «Техническая поддержка» в настройках системы. К заявке, а также к другим объектам подсистемы можно добавлять и ссылки на объекты внешних баз данных , например на документы «1С :Управление производственным предприятием».Непосредственная отправка заявки производится нажатием на кнопку «Отправить заявку и закрыть». Текущий статус заявки выводится в заголовке окна после разделителя «|». Стоит отметить что, в зависимости от состояния заявки, набор кнопок верхней панели инструментов изменяется и пользователю становятся доступными другие действия с заявкой.

Решения по текущей заявке выводятся в форму заявки на закладку «Решения». По одной заявке может быть создано более одного решения. Подробное описание документов «Решения тех. поддержки» приведено .
Все заявки могут быть привязаны к одному из сервисов технической поддержки . По-умолчанию, после установки программы в подсистеме присутствует только одни сервис «Основной». При необходимости администраторы системы могут создать произвольное количество других сервисов для удовлетворения потребностей предприятия. Пример приведен на рисунке ниже. Скрыть или показать дерево сервисов можно нажатием на кнопку «Список сервисов».
Список сервисов может быть в любое время дополнен и расширен. При необходимости для любого элемента этого списка можно создать подчиненные элементы.

Принятие или отклонение заявки

После отправки заявки, система, согласно встроенному виду бизнес-процесса «Тех. поддержка» создаст задачу диспетчеру выбранного в заявке сервиса. Диспетчер сервиса назначается в форме элемента справочника «Сервисы технической поддержки» (форму можно открыть из списка сервиса, нажав правую кнопку мыши и выбрав пункт «Изменить»).

Диспетчер сервиса (пользователь «1С:Предприятие») получает задачу на принятие или отклонение поступившей от пользователя задачи на рабочий стол в папку «Новые задачи» (также как и любые другие задачи). В верхней панели задачи доступны две кнопки «Принять заявку в работу» и «Отклонить заявку». Стоит заметить, что форма задачи сформирована на основании настроек точки действия «Принять в работу». В данной точке указан основной отчет исполнителей с включенным флажком «Выбор кнопками панели». Данная настройка может быть использована и в других видов бизнес-процессов. Пример такой настройки приведен на рисунке.
Пример задачи диспетчера, в которой принимается решение о принятии заявки в работу или её отклонении приведен на следующем рисунке. Форма задачи диспетчера содержит ссылку на саму заявку, а также реквизит, который необходимо заполнить для принятия заявки в работу. В данном реквизите необходимо указать конкретного исполнителя по заявке. Если в настройке элемента сервиса указан исполнитель по умолчанию, то он будет указан в этом реквизите автоматически, если нет, то диспетчеру необходимо будет его указать.
В случае, если диспетчер сервиса одобряет данную заявку и нажимает кнопку «Принять заявку в работу», то бизнес-процесс идет по маршруту дальше в следующую точку «Подготовить решение по заявке».

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Обычно для того, чтобы участвовать в Турнире не достаточно просто подать заявку: через некоторое время ее необходимо будет подтвердить (или отозвать).
Кроме того, скорее всего Вам понадобится внести в заявку некоторые изменения, например, уточнить окончательный состав команды, а затем распечатать ее, подписать у директора (или завуча) и поставить печать.
Данная инструкция поможет Вам справиться со всем этим.

1) В начале Вам необходимо войти в Систему подачи заявок как пользователь.

2) Если Вы верно ввели свои логин и пароль, то Вы попадете на главную страницу Системы подачи заявок. Если логин и пароль введено неправильно, то система предложит восстановить пароль или зарегистрироваться заново. Учтите, что если вы зарегистрируетесь заново, то к своим заявкам доступа Вы не получите и придется все заполнять заново - так что, !
Итак, на главной странице Вы нажимаете ссылку "Мои заявки" в шапке сайта (на черном фоне) или в Меню пользователя (блок слева на странице):

3) Вы попадете на страничку, где собраны поданные Вами заявки на участие. Здесь вы можете их посмотреть (кликнув на название заявки или ссылку "посмотреть") или редактировать (кликнув на ссылку "Изменить" в таблице):

4) Нажав на ссылку "Изменить" Вы попадаете на страницу заполненной Вами ранее формы заявки. Теперь прокручивайте страницу вниз и одновременно проверяйте правильность и полноту внесенных данных.
Почти в самом конце страницы Вы увидите, что после раздела "Завершение подачи заявки" у Вас появился раздел "Подтверждение участия" (это возможно только после того, как Вашу заявку просмотрит Координатор и присвоит ей статус "ПРИНЯТА").
Для подтверждения заявки выберите первый пункт (щелкните по нему) "Участие команды в турнире подтверждаю".
В случае необходимости выберите название Лиги, в которой будет участвовать Ваша команда:

5) На некоторых Турнирах для подтверждения заявки требуется приложить решение одной задачи (там где для подтверждения участия не требуется представлять решение одной из задач, то всего описанного ниже можно не делать и сразу перейти к шагу 12).
Для этого существуют два поля: "Файл с решением" - сюда прикладывается текст решения задачи, и "Презентация к решению" - сюда можно приложить файл с презентацией к решению, если таковая у Вас имеется.
Для этого Вам необходимо нажать на кнопку "Обзор".

6) В появившемся окне найдите необходимый файл с решением задачи (или с презентацией - в случае второго поля) в файловой системе на Вашем компьютере. Выделите данный файл мышкой и нажмите "Открыть":

7) Затем в форме заявки нажмите на кнопку "Закачать" в соответствующем поле.

8) В конце заявки необходимо нажать кнопку "Сохранить", чтобы все изменения внесенные в заявку и прикрепленные к ней файлы были сохранены:

9) После сохранения формы заявки Вы будете переброшены на страницу с исправленной заявкой. Далее прокрутив ее вниз, Вы увидите ссылки на прикрепленные к заявке файлы решения задачи и презентации.
По истечение срока подтверждения заявок все решения будут отправлены на оценку членам Жюри и результаты проверки появятся в таблице внизу заявки.

10) После того, как Вы прикрепите файлы с решением задачи к своей заявке, Вам на указанные адреса электронной почты (капитан команды и наставник) придет подтверждение того, что файлы получены Оргкомитетом Турнира.

11) Кроме того, статус Вашей заявки в общем списке заявок на данный Турнир будет изменен с "Принята" на "Решения получены":

12) Для того, чтобы распечатать заявку (а затем подписать ее и поставить печать) необходимо перейти к просмотру нужной заявки и нажать на ссылку "Распечатать заявку" в Меню пользователя слева:

13) Или на точно такую же ссылку "Распечатать заявку" в самом низу бланка заявки:

14) В результате откроется отдельное окошко (или вкладка) в котором будет находится версия вашей заявки, пригодная для печати на принтере (убраны элементы дизайна сайта).

15) Чтобы отправить ее на печать нужно нажать "Предварительный просмотр" - в старых версиях браузеров данный пункт расположен в меню "Файл" под шапкой с названием окна, в более новых (как показано на рисунке) вызывается нажатием на специальную кнопку в меню. Наиболее универсальным способом является одновременное нажатие клавиш Ctrl и P (русская з) на клавиатуре компьютера.

16) После этого появится окно предварительного просмотра, в котором Вы увидите как заявка будет выглядеть на бумаге. Если она не будет входить целиком на один лист можно изменить параметры печати (поля, масштаб и т.д.) - но мы старались оптимизировать ее вид так, чтобы она входила на одни лист. Итак, нажимаем кнопку "Печать" (показано на рисунке) - принтер печатает!

17) Если все удачно завершилось, то закрываем окно (вкладку) с версией заявки для печати. А в основном Меню пользователя нажимаем кнопку "Выход" для завершения работы.
Теперь осталось только подписать заявку у директора (завуча) учреждения и поставить на нее печать.

Надеемся, что данная инструкция была Вам полезна!

Новые заявки от клиентов можно проверить в разделе “Мои заявки” Личного кабинета.

Выберите нужное предложение. Календарь в рамках месяца наглядно покажет на какой день пришла новая заявка, а и сколько заявок уже утверждено.

Выберите конкретный день. Здесь отображаются список всех заявок. Вы можете в любой момент подтвердить все заявки разом или закрыть день для новых (для этого нужно обработать те заявки, которые уже пришли).

Вы можете подтвердить заявку, отказать (для этого вам нужно будет обязательно указать причину) или отредактировать дату и время заявки, если вы не можете принять его в предложенное им время.

Нажмите “Подробнее” чтобы ознакомиться с подробностями заявки.
Нажмите “Сообщения”, чтобы перейти в режим чата с клиентом.

Статусы заявок

Каждая заявка для удобства имеет несколько статусов “Подтверждено вами”, “Клиент еще не оплатил” и “Оплачено клиентом”. Когда вы видите, что клиент оплатил заявку, значит заявка полностью сформирована и вам следует принять клиента в указанный день и время.

Если клиент после вашего подтверждения не оплатил заявку в течение 12 часов, то она автоматически снимается.

Вам помогла эта статья?