Описать процессы форматирования таблицы excel. Назначение и удаление форматов в Excel

Личный кабинет

Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.

Форматирование таблиц в Excel – это:

1. Установка формата чисел.

2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.

3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.

4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.

5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.

6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.

7. Защита записей от случайных изменений.

Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.

Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.

Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.

1.2. Выбираем шрифт - «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выбираем шрифт - «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».

2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.

2.6. Выбираем шрифт - «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».

2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова - «чения» - осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов - диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.

3.2. Выбираем шрифт - «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».

3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».

3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.

3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.

Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».

5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки - «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки - «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».

7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» - «Защита» - «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.

На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Результат – на рисунке внизу.

Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.

Вы можете вести статистику, и вносить в таблицу все сделки, которые будут произведены. Вы уже знаете, как , но, кроме того, при желании, Вы можете эту таблицу оформить более удобно для Вашей работы, если зайдете в пункт меню Главная — Форматировать как таблицу , и выберете один из вариантов, которые там есть. Только перед выбором обязательно выделите хотя бы одну ячейку в таблице, иначе программа Excel не будет знать, какую таблицу форматировать.

В заголовках таблицы после выбора форматирования появятся , нажимая на которые, Вы можете данные отсортировать, или отфильтровать, оставив только те данные, которые Вам нужны.

Также Вы можете не использовать готовые варианты, а создать свой стиль форматирования таблицы Excel 2007 , если зайдете в Форматирование таблицы — Создать стиль таблицы . Для каждого элемента таблицы Excel Вы можете выбрать свой формат.

При таком форматировании таблицы в Excel 2007 появится новый пункт меню Конструктор . Этот пункт появляется, если выделена ячейка в отформатированной таблице Excel. Если ячейка выделена за пределами таблицы, этого пункта Вы не увидите. В нем есть дополнительные варианты форматирования: Вы можете ставить или убирать галочки с пунктов Чередующиеся строки и Чередующиеся столбцы , чтобы изменить цвет границ. В пункте Экспресс-стили Вы можете также выбрать совсем другой вариант форматирования.

Также Вы можете в меню Конструктор удалить дубликаты строк, сделать сводную таблицу, или преобразовать таблицу в диапазон.

Команда Преобразовать в диапазон возвращает таблицу Excel к обычному виду, но форматирование ячеек (цвет фона, текста и цвет границ) остается таким, какое было. Чтобы убрать форматирование ячеек, примените команду Формат по образцу . Выделите за пределами таблицы Excel неотформатированную ячейку, и в меню Главная найдите иконку с изображением кисточки. Она находится слева под иконками Вырезать и Копировать . Нажмите на нее. Курсор изменится на крестик с изображением кисточки. Выделите теперь всю таблицу. Вы увидите, что формат таблицы изменится — станет таким, как формат ячейки, принятой за образец.

Также для форматирования таблиц в Excel 2007 можно применять команду Главная — Стили ячеек : как для всей таблицы сразу, так и для отдельных ячеек. Выделите ячейки, которые нужно отформатировать, зайдите в этот пункт меню и нажмите на нужный Вам стиль. При наведении мышкой на стили, Вы сможете сразу увидеть результат, каким он будет, если стиль применить.

Кроме того, есть еще одна возможность изменить форматирование таблицы в Excel 2007. Зайдите в пункт Разметка страницы . В левой части Вы увидите подзаголовок Темы . В нем можно изменить Цвета, Шрифты, Эффекты для всего листа Excel сразу. Лучше всего видны изменения шрифтов, хотя и цвета тоже изменятся, если Вы, например, примените до этого команду Форматировать как таблицу .

Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.

Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:

Инструмент работы с таблицами появился в Excel довольно давно (в предыдущих версиях программы он назывался списками). Однако именно в Excel 2007, 2010 средства работы с таблицами обрели черты по-настоящему законченного инструмента. К тому же, очень полезного для работы с бухгалтерскими базами данных. Особенности работы с таблицами в Excel 2010 я покажу на примере базы, изображенной на рис. 1. Это фрагмент реестра налоговых накладных. В нем я оставил всего 10 записей. А сама база состоит из таких полей:

— « №Док » — номер документа (накладной). Внешне номер выглядит как число, однако он представлен в текстовом формате;

— « Дата » — дата регистрации документа. Отформатирована она в виде даты;

— « НаимПредпр » — наименование предприятия (контрагента). Это текстовая колонка;

— « ИНН » — индивидуальный налоговый номер. Колонка тоже отформатирована как текст;

— « ОбщСум » — общая сумма по накладной, включая НДС. Эти значения определяются по формуле. Например, для ячейки « E2 » формула будет такой « = F2+G2 » (сумма по товару плюс НДС);

— « СумБезНДС » — сумма без НДС. Это значение представлено как число;

— « НДС » — сумма НДС. Для ячейки « G2 » формула выглядит так: « = F2/5 ».

Думаю, с базой все понятно. Теперь наша задача — преобразовать ее в таблицу Excel и посмотреть, какие преимущества дает такое преобразование при обработке данных.

Чтобы создать таблицу из произвольной базы данных в Excel 2010, делаем так.

1. Вызываем Excel 2010, в нем открываем документ, как на рис. 1.

Создание таблиц в Excel 2010

2. Ставим указатель активной ячейки внутри области с базой данных. Для нашего примера это может быть любая ячейка в пределах блока « A2:G10 ». При желании диапазон ячеек можно указать и вручную, выделив его на рабочем листе. Это может быть блок любого размера, но лучше указывать только адреса колонок. Дело в том, что со временем количество записей в базе данных может расти. Поэтому нет смысла ограничивать ее размер конкретным номером строки на рабочем листе. Исходя из этого, в нашем примере диапазон ячеек для преобразования в таблицу мог бы выглядеть так « A:G ».

3. Переходим к меню « Главная ».

4. На ленте этого меню в разделе « Стили » щелкаем по иконке « Форматировать как таблицу » (рис. 2). Откроется окно с вариантами форматирования, изображенное на рис. 3.

5. Двойным щелчком мышки выбираем любой вариант. Я выбрал « Стиль таблицы: светлый 1 ». Появится окно, изображенное на рис. 4. В нем Excel 2010 покажет диапазон ячеек, который он предполагает преобразовать в базу данных.

6. Включаем флажок « Таблица с заголовками ». База данных на рис. 1 содержит заголовки, и мы должны сообщить об этом программе Excel.

7. Проверяем диапазон ячеек, которые Excel предлагает включить в таблицу. Если диапазон Excel определил правильно, нажимаем « ОК ». Если диапазон выбран неверно, корректируем его (это можно сделать прямо на рабочем листе). И только после этого нажимаем « ОК ». Таблица примет вид, как на рис. 5.

Чтобы отменить форматирование блока ячеек в виде таблицы делаем так.

1. Ставим указатель активной ячейки внутрь таблицы.

2. Щелкаем на кнопке « Конструктор » главного меню программы.

3. В разделе « Сервис » щелкаем на кнопке « Преобразовать в диапазон ».

Однако вернемся к таблице на рис. 5 и посмотрим, что мы получили на самом деле. В результате наших действий Excel 2010 проанализировал содержимое рабочего листа вокруг активной ячейки. В блоке « A1:G11 » он обнаружил базу данных, выделил ее и применил к ячейкам параметры форматирования из стиля « Стиль таблицы: светлый 1 ». В результате заголовки таблицы приобрели полужирное начертание, а строки с четными номерами отформатированы на сером фоне (такое оформление делает таблицу более читабельной).

Совет Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами таблиц, сохраняйте файлы в формате Excel 2007, 2010 (c расширением « *.xlsx »).

Но это не все. Помимо форматирования, Excel 2010 снабдил таблицу рядом уникальных свойств, которые делают работу с ней намного удобнее, чем с обычными ячейками рабочего листа. Посмотрим на эти особенности подробнее.

Фильтрация данных в таблицах Excel

Посмотрите на первую строку блока ячеек, преобразованного в таблицу. В ней появились значки выбора, характерные для инструмента « Автофильтр ». Excel включил его на этапе преобразования блока ячеек в таблицу. Щелчок на любом из этих значков раскрывает специальное меню, через которое можно сделать выборку записей из базы данных по заданному условию. Для примера выберем из базы данных сведения по контрагенту « ООО "xPeria" ». Делаем так.

1. Щелкаем на значке выпадающего списка в колонке « НаимПредпр ». Откроется окно, как на рис. 6.

2. В нем оставляем галочку только возле элемента « ООО "xPeria" ». Остальные галочки убираем.

3. Нажимаем « ОК ». На экране останутся только записи по контрагенту « ООО " xPeria" ».

Разумеется, при работе с автофильтром можно использовать и другие условия: « содержит », « не содержит », « больше », « меньше » и т. д.

Автоматическое применение фильтра — важное, но не единственное преимущество таблиц Excel 2010. Есть и другие возможности, которые помогут бухгалтеру работать с большими объемами данных.

Сразу после создания таблицы Excel присваивает ей уникальное имя. По умолчанию имена будут такими: « Таблица1 », « Таблица2 » и т. д. Чтобы узнать имя текущей таблицы, делаем так.

1. Ставим указатель активной ячейки внутрь области с данными. Станет доступно меню « Конструктор » (рис. 7).

2. Щелкаем на этом меню левой кнопкой мышки. Откроется лента для работы с таблицами.

3. В разделе « Свойства » находим параметр « Имя таблицы: ». В нашем конкретном случае базе данных налоговых накладных Excel присвоил название « Таблица1 » (рис. 7).

Имя таблицы можно откорректировать. Для этого нужно войти в режим Конструктора и в поле « Имя таблицы: » (группа « Свойства ») ввести новое название и нажать « Enter ».

Имя таблицы можно указывать в формулах, выпадающих списках, встроенных функциях или при определении источника данных для сводного отчета.

Совет Используйте таблицы Excel как источник данных для сводных отчетов. Поскольку таблицы сами изменяют размеры по мере их заполнения, вновь созданные записи попадут в сводный отчет автоматически. Переопределять источник данных в этом случае не придется — достаточно будет просто обновить сводную таблицу.

Очень удобно использовать имя таблицы в сочетании с функциями поиска « ВПР() », « ГПР() ». На мой взгляд, именно этот случай представляет для бухгалтера наибольший интерес. Исходя из этого, приведу небольшой пример.

Мы хотим по номеру накладной выбрать из базы данных название предприятия и записать его в ячейку « J1 ». Делаем так.

1. В ячейку « I1 » вводим номер накладной. Например, значение « 003 ».

2. В ячейку « J1 » вводим формулу « =ВПР(I1;Таблица1;3) ». В этом выражении « I1 » — ячейка с искомым значением. Параметр « Таблица1 » означает ссылку на базу данных. Число « 3 » —номер колонки в базе, из которой « ВПР() » вернет результат. Для накладной с номером « 003 » таким результатом будет « ООО " xPeria" ».

Совет Используйте вместо ссылок на ячейки имена таблиц. Это уменьшит риск ошибки в адресации ячеек. Кроме того, при изменении размеров базы данных вам не придется корректировать ссылки на таблицу внутри функции « ВПР() ».

Создание формул в таблицах Excel

При добавлении данных к готовой таблице ее размер Excel изменит автоматически. Так, если в конце таблицы ввести новую строку, она растянется вниз. Если сбоку от таблицы добавить колонки, она увеличится в ширину. В правом нижнем углу таблицы есть специальный маркер (рис. 5). Он показывает местоположение крайней правой ячейки текущей таблицы. Положение маркера можно изменить, перетянув его мышкой на новое место рабочего листа. Диапазон таблицы при этом тоже изменится. Практически это выглядит так.

1. Открываем документ, изображенный на рис. 5.

2. Ставим указатель активной ячейки на « B12 » (первая свободная ячейка в колонке « Дата »).

3. Вводим значение. Например, « 17/01/2012 ».

4. Нажимаем « Enter ». В ячейках « E10 » и « G10 » появятся формулы, как будто они были скопированы из вышестоящей строки.

Повторим такое же действие, но теперь оставим между указателем активной ячейки и последней записью в базе данных пустую строку. Иными словами, поставим указатель на ячейку « B13 » и введем значение даты. Диапазон таблицы не изменится, и формулы в ячейках не появятся.

Важно! При пополнении таблицы новыми записями не оставляйте пустых промежутков между базой данных и заполняемой строкой.

Заполнение ячеек формулами происходит не только при добавлении новых записей к существующей таблице. Такую операцию Excel также сделает при изменении диапазона, где расположена текущая таблица. Делаем так.

1. Открываем базу данных, как на рис. 5. Переходим в конец таблицы.

2. Ставим указатель мышки на маркер в правом нижнем углу последней ячейки базы данных (рис. 5).

3. Когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, держим левую кнопку мышки и перетаскиваем маркер вниз на несколько строк.

4. Отпускаем кнопку мышки. Excel добавит к базе новые записи. Причем в эти записи он сразу скопирует расчетные формулы. В нашем примере такие формулы появятся в колонках « E » и « G ».

При добавлении новых колонок Excel автоматически присоединит их к существующей таблице. Если новая колонка будет содержать формулы, копировать их вовсе не обязательно. Достаточно ввести формулу один раз, а Excel сам скопирует ее на всю высоту таблицы. На практике это выглядит так.

2. В ячейку « H1 » вводим заголовок новой колонки. В нашем примере это будет « Контроль ».

3. Переходим на ячейку « H2 » и вводим формулу « = G2-ОКРУГЛ(F2/5;2) ». Эта формула проверяет правильность округления значений из колонки « G ».

4. Нажимаем « Enter ». Все ячейки таблицы по колонке « H » будут заполнены формулами.

Заголовки в таблицах Excel

При работе с большими таблицами принято фиксировать строку заголовков так, чтобы она всегда оставалась на экране. В Excel 2010 для этого предназначена иконка « Закрепить области », которая расположена на ленте меню « Вид » в группе « Окно ». После преобразования блока значений в таблицу Excel необходимость в этой иконке отпадает. При перелистывании таблицы вниз Excel вместо буквенных обозначений колонок (« A », « B », « C » и т. д.) подставит названия полей из строки заголовков. Чтобы посмотреть на работу этого инструмента делаем так.

1. Открываем документ с таблицей, как на рис. 5.

2. Добавляем к базе данных несколько записей так, чтобы она не помещалась на одном экране в высоту.

3. Перелистываем базу «вниз», чтобы заголовки вышли за пределы верхней части рабочего окна. Строка с обозначениями колонок Excel 2010 примет вид, как на рис. 8. Таким образом, при работе с таблицами необходимость в принудительном закреплении строк и колонок отпадает.

Итоги в таблицах Excel

Итоговые значения по данным таблицы Excel можно получать буквально одним движением мышки. Например, для базы на рис. 5 это выглядит так.

1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки внутрь таблицы.

2. Переходим в меню « Конструктор ».

3. В группе « Параметры стилей таблиц » включаем флажок « Показать итоговую строку ». В конце таблицы появится строка с общим итогом (рис. 9).

4. Щелкаем левой кнопкой на значении итога или на слове « Итог ». Рядом с ячейкой появится значок выпадающего списка.

5. Щелчком мышки раскрываем этот список. Появится меню из 10 пунктов. В них перечислены возможные функции для определения итога (« Среднее », « Количество », « Максимум », « Минимум » и т. д.). Вариант « Другие функции… » открывает доступ ко всем встроенным функциям из библиотеки Excel 2010.

6. В списке выбираем подходящую функцию и щелкаем на ней левой кнопкой мышки. Excel 2010 тут же пересчитает итог.

Приемы адресации в таблицах Excel

При обращении к данным внутри таблицы вместо диапазона значений удобно использовать имена полей. Например, чтобы просуммировать все числа в столбце « НДС » в таблице на рис. 5, можно воспользоваться формулой « =СУММ(Таблица1[НДС]) ». Эта формула делает то же самое, что и « =СУММ(F2:F10) ». Но работа с именами имеет существенные преимущества. В частности, в формулах с именами не придется указывать физические адреса ячеек. Дописывая данные в конце таблицы, диапазон суммирования будет изменяться автоматически.

Кроме того, при работе с таблицами можно применять специальные способы адресации. В Excel 2010 предусмотрено пять таких способов, а именно:

— « =Таблица1[#Все] » — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов;

— « =Таблица1[#Данные] » — ссылка на данные без учета строки заголовков;

— « =Таблица1[#Заголовки] » — ссылка на первую строку таблицы вместе с заголовками столбцов;

— « =Таблица1[#Итоги] » — ссылка на строку итогов (если она включена в активной таблице);

— « =Таблица1[#Эта строка] » — ссылка на текущую строку. Например, формула « =Таблица1 » будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.

Вот несколько примеров формул с использованием специальной адресации применительно к таблице на рис. 5. Формула « =СУММ(Таблица1 [#Данные]) » посчитает сумму всех чисел в базе данных. В нашем случае она равна «42641,85». Тот же результат можно получить по формуле « =СУММ(Таблица1 [#Все]) ». Чтобы определить сумму НДС для накладной с номером « 001 » (вторая строка таблицы), можно воспользоваться формулой « =Таблица1[@НДС] ». Ее нужно ввести в любую свободную ячейку второй строки рабочего листа (например, в « I2 »).

Пожалуй, это все, что нужно знать о работе с таблицами в Excel 2010. На мой взгляд, инструмент получился удобный, простой в применении. И, что самое главное, — он отлично приспособлен для работы с таблицами большого объема. А это значит, что в работе бухгалтера «умные» таблицы наверняка найдут свое применение.

Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на [email protected] , [email protected] .

ПРИМЕЧАНИЕ. После обратного преобразования таблицы в диапазон функции таблицы станут недоступными. Например, заголовки столбцов больше не будут содержать стрелки для сортировки и фильтрации, а включенные в формулы структурированные ссылки (ссылки, в которых используются имена таблиц) будут преобразованы в обычные ссылки на ячейки.

Удаление таблицы вместе с данными

Выделите таблицу на листе. Чтобы выделить таблицу целиком вместе с заголовками, дважды нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

Нажмите клавишу DELETE.

Для создания Расширенного фильтра необходимо

Задать критерии по поиску информации и область извлечения данных, если это необходимо (см. рис. 66).

Выбрать на вкладке Данные,в группе Сортировка и Фильтр,командуДополнительно. В окне Расширенный фильтрвыбрать режим создания фильтра: фильтровать список на месте или скопировать результат в другое место и указать: Исходный диапазон, Диапазон условий иПоместить результаты в диапазон. Нажать ОК.

Рисунок 66. Расширенный фильтр

Полученные данные можно отсортировать и выводить на печать.

Поиск и замена данных

Поиск и замена могут сэкономить массу времени

Предположим, что изменилась ставка Ст. инженера с 24500 на 54500, а их несколько сотен на предприятии. Поиск и замена данных займут достаточно много времени. Для автоматизации этой операции в Excel существуют функции Поиска и Замены данных.

Рисунок 67. Диалоговое окно замены данных

Задание38

Создание итоговых таблиц
1. Сортировка и подведение итогов

Microsoft Excel может автоматически вычислять общие и промежуточные итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога (рис.68).

Рисунок 158. Список продаж спортивного инвентаря

Для создания итоговых таблиц необходимо:

Рисунок 169. Диалоговое окно Промежуточные итоги

В появившемся окне Промежуточные итоги(рис. 69) в полеПри каждом изменении в выбрать столбец для подсчета итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец «Спорт».

В поле Операция выбрать функцию для вычисления итогов.Примерами функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ .

В полеДобавлять итоги по выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец «Продажи».

Чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, установить флажок Конец страницы между группами.

Чтобы итого отображались над строками данных, а не под ними, снять флажок Итоги под данными.

Нажать кнопку OK.

ПРИМЕЧАНИЕ. Команду Итоги можно использовать снова, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций. Чтобы предотвратить замену имеющихся итогов, снять флажокЗаменить текущие итоги.

В результате получим таблицу, изображенную на рис. 70с итоговыми графами. Кроме того, в левой части таблицы получаем специальную структуру.

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов , первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов , а также параметры автофильтра .

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

Выбор стиля таблицы

Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

Примечания:

Создание и удаление пользовательского стиля таблицы

Важно:

После создания пользовательских стилей таблиц они будут доступны в коллекции "Стили таблиц" (раздел "Пользовательские").

Созданные пользовательские стили доступны только в текущей книге.

Создание пользовательского стиля таблицы

Удаление пользовательского стиля таблицы

Выделите ячейки таблицы, для которых вы хотите удалить пользовательский стиль.

На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу или разверните коллекцию Стили таблиц на вкладке Работа с таблицами > Конструктор Таблицы ).

В группе Дополнительно щелкните правой кнопкой стиль, который вы хотите удалить, а затем в контекстном меню выберите команду Удалить .

Примечание: Все таблицы текущей книги, использующие этот стиль, будут отображаться в формате, заданном по умолчанию.

Отмена стиля таблицы

Выделите ячейки таблицы, для которых вы хотите отменить текущий стиль.

На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу или разверните коллекцию Стили таблиц на вкладке Работа с таблицами > Конструктор (на компьютерах Mac - на вкладке Таблицы ).

Выберите параметр Очистить .

Таблица отобразится в формате, заданном по умолчанию.

Примечание: При отмене стиля таблицы сама таблица не удаляется. Если не требуется работать с данными как с таблицей, ее можно преобразовать в обычный диапазон. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных .

В Excel Online вы можете применить параметры стиля таблицы, чтобы отформатировать элементы таблицы.

Выбор параметров для форматирования элементов таблицы

Для таблиц можно включить и отключить различные параметры, связанные со стилем. Для этого выполните указанные ниже действия.

Выделите ячейки таблицы.

На вкладке Конструктор таблиц в группе Параметры стиля установите или снимите флажки для указанных ниже элементов.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте