Технология разработки однотабличных форм для первого этапа загрузки базы данных

На первом этапе загрузки БД заполняются таблицы, не подчиненные никаким другим таблицам. Для заполнения таких таблиц можно использовать однотабличные формы.

Технология разработки однотабличных форм включает определение требований к создаваемым формам и сам процесс конструирования. До работы на компьютере выполняется определение подсхем данных, макетов экранных форм в соответствии со структурой входных документов и состава размещаемых реквизитов. Далее осуществляется конструирование экранных форм средствами конкретной СУБД.

Рассмотрим технологию разработки однотабличной формы для ввода и корректировки данных на примере таблицы ВИД ПЕЧАТИ. В результате загрузки данных по видам печати формируются записи только таблицы ВИД ПЕЧАТИ (объект загрузки). Таблица ВИД ПЕЧАТИ не является подчиненной другим таблицам. Поэтому в процессе загрузки записей не устанавливаются связи с записями других таблиц. Таким образом, в подсхему для формы включается только одна таблица ВИД ПЕЧАТИ.

Определим структуру экранной формы, которую назовем ВИД ПЕЧАТИ. Форма ввода данных в таблицу ВИД ПЕЧАТИ должна содержать наряду с обычным реквизитом (описательным НП - наименование вида печати) большое поле ОП (описания вида печати) для размещения текста. Тип поля ОП - MEMO. Ключевой реквизит КП (код вида печати) в форму не помещается, так как он имеет тип `Счетчик" и наращивается автоматически для каждой новой записи.

Таким образом, структуру формы ВИД ПЕЧАТИ определяют:

тип формы - однотабличная (простая),

источник записей формы - таблица ВИД ПЕЧАТИ,

наличие, кроме обычного поля, большого поля для текста описания.

В области данных будут размещаться все реквизиты (за исключением уникального ключа) таблицы ВИД ПЕЧАТИ. Сконструированная экранная форма ввода/вывода для работы с данными таблицы ВИД ПЕЧАТИ представлена на Рис 3. Аналогично разработаны остальные экранные формы, соответствующие первому этапу загрузки: ФОРМА СОБСТВЕННОСТИ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ, ВИД ПЕЧАТНОЙ ОСНОВЫ, ВИД ПРОДУКЦИИ, УСЛУГА, ТИП ОРГАНИЗАЦИИ, СЫРЬЕ И ОБОРУДОВАНИЕ.

Рисунок 3 -- Форма ввода-вывода для работы с данными таблицы ВИД ПЕЧАТИ

Технология разработки форм для заполнения двух связанных таблиц (второй этап загрузки)

На втором этапе загрузки заполняются одновременно таблицы НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ-РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ и ГРУППА-СТУДЕНТ. Для заполнения таблиц второго этапа загрузки используются составные многотабличные формы.

При определении требований к составным формам выполняется определение подсхемы данных для соответствующего этапа загрузки; определение общей структуры экранных форм, т.е. их макетов в соответствии со структурой входных документов и подсхемой данных; определение состава размещаемых реквизитов для каждой из частей составной формы.

После выполнения перечисленных пунктов осуществляется конструирование экранных форм средствами конкретной СУБД.

Рассмотрим технологию разработки на примере составной формы для одновременной загрузки и работы с данными двух таблиц - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ и РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ (объект загрузки), которые связаны в схеме данных одно-многозначными отношениями.

Документами-источниками такой формы являются «Список организаций печати» и «Список организаций-поставщиков». С этих документов загружаются одновременно две таблицы: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ и РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ.

Лекции по дисциплине Базы данных от 20.02.2014, 27.02.2014, 06.03.2014

Тема: ТЕХНОЛОГИИ РАЗРАБОТКИ БАЗ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS

1. РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦ И ЗАПРОСОВ

1.1. Технология разработки таблиц баз данных

Процесс создания таблиц баз данных можно подразделить на следующие этапы:

Разработка физической модели данных;

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц",

Установление связей между таблицами;

Заполнение таблиц данными.

Разработка физической модели данных . Прежде чем запустить ACCESS, необходимо с карандашом в руках составить обязательные характеристики объектов БД, т.е. физическую модель данных:

Установить номенклатуру признаков описания объекта (состав и число полей);

Установить характеристики каждого поля таблицы;

Оформить результаты в табличном виде (табл.).

Типы данных:

Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символом. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

MEMO. Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информации длиной более 255 символов (в Access 2000 - до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.

Дата/Время. Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (например, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.

Денежный. Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.

Логический. Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект). В ячейки поля данного типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink ). Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на любой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компьютере, на котором находится таблица БД, или на любом компьютере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или страницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок. При выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.
Ключевое поле . Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться).

Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись.

Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей.

В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.

Установление связей между таблицами . Установление связей между таблицами необходимо для обеспечения целостности данных.

Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблицах одна таблица является главной, а вторая - подчиненной. Г л а в н а я таблица должна обязательно содержать ключевое поле. П о д ч и н е н н а я таблица должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.

1.2. Технология разработки запросов

Основное назначение любой информационной системы состоит в предоставлении пользователю необходимой и достоверной информации.

Обработка информации, содержащейся в таблицах БД, осуществляется с помощью запросов.

Запросы представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям (значениям полей). В системе ACCESS в зависимости от выполняемых действий можно создавать следующие виды запросов:

На выполнение действий (на выборку);

Обновление;

Добавление;

Удаление;

Создание таблиц.

Каждый из указанных видов запросов может отличаться технологией их создания и формой представления информации. В зависимости от технологии создания запросы можно подразделить на постоянные и параметрические.

Постоянные запросы - это запросы, условие выбора информации в которых не меняется в течение длительного времени.

Параметрические запросы - это запросы, параметры выбора информации в которых меняются.

Результатом выполнения запросов являются динамические таблицы.

По форме динамические таблицы могут быть двух видов:

Таблицы, структура которых соответствует исходной таблице

(таблицам) БД;

Таблицы, структура которых отличается от исходной таблицы

(таблиц) БД, - так называемые кросс-таблицы.

Структура кросс-таблицы отличается от структуры исходной таблицы БД тем, что заголовками столбцов в такой таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Такие таблицы формируются с помощью особых видов запросов - перекрестных запросов.

Перекрестные запросы - это запросы, которые применяются для выбора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей. При таком запросе данные формируются в виде кросс-таблицы.

Способы создания запросов. В ACCESS пользователю предлагается два способа создания запросов:

1) конструирование с помощью мастеров - в режиме Конструктор",

2) программирование - в режиме SQL.

Создание запроса в режиме Конструктор выполняется с помощью системы мастеров. В этом случае пользователь должен указать параметры запроса в окне конструирования, используя при этом предоставляемые мастером возможности. ACCESS в этом случае автоматически формирует код программы в виде специальной последовательности команд языка SQL.

При программировании запроса в режиме SQL пользователь должен описать все выполняемые запросом действия с помощью команд языка SQL.

1.3. Автоматизация расчетов с помощью запросов

Одним из примечательных свойств СУБД ACCESS является возможность автоматизации различного рода вычислений. Например, процесс пересчета цены товара в рублях на денежные эквиваленты в иностранных валютах. Такие расчеты бывают необходимыми в торговой и финансовой деятельности предприятий.

Процесс вычислений с применением запросов основан на создании специального расчетного поля при конструировании запроса.

Этот способ следует применять в тех случаях, когда в исходной таблице не предусмотрено расчетное поле. Такое поле можно создать при конструировании запроса в режиме Конструктор. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Составить запрос в режиме Конструктор ;

Установить курсор в последнюю ячейку строки Поле и активизировать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши;

В появившемся окне активизировать команду Построить. В результате

выполнения этой команды откроется окно Построитель выражений, выполняя указания которого строится выражение для расчета.

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДАННЫМИ

2.1. Ввод и анализ данных с помощью форм

Создание современных прикладных программ или пользовательских приложений, требует разработки так называемого дружественного интерфейса пользователя, т.е. разработку эффективных способов организации диалога между пользователем и компьютером.

Одним из способов организации диалога является разработка форм.

Система Microsoft ACCESS предоставляет разработчику приложений мощные средства создания диалоговых форм следующего назначения:

Для ввода данных в таблицы;

Ввода условий обработки информации в запросы;

Организации пользовательского интерфейса.

Формы для ввода данных в таблицы предназначаются для такой организации процедур внесения информации, которые могли бы свести к минимуму возможность ошибок оператора. Кроме того, такие формы могут служить для проведения анализа имеющихся в таблицах данных.

Формы для ввода условий обработки информации в запросы имеют аналогичное назначение и, кроме того, позволяют конструировать запросы без применения языка SQL.

Формы для организации пользовательского интерфейса предназначены для создания эффективного оформления разработанной прикладной программы. Это формы различного назначения, например формы-заставки, формы-меню, кнопочные формы и др.

2.2. Технология разработки форм для ввода данных в таблицы.

Формы ввода данных представляют собой удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Формы ввода данных обеспечивают:

Ввод и добавление данных;

Просмотр любой записи;

Корректировку данных.

Необходимость разработки специальных форм для ввода отбора данных в запросы обусловлена следующими факторами:

Сведение к минимуму или исключение ошибок ввода условий отбора данных;

Необходимость выполнения запроса при часто меняющихся значениях условий отбора данных;

Разработка сетевых баз данных, организованных по архитектуре клиент-сервер.

2.3.Технология разработки форм для организации пользовательского

интерфейса.

Конечной задачей разработки любого приложения является создание удобного пользовательского интерфейса. Разработка пользовательского интерфейса представляет собой не что иное, как разработку сценария «фильма» и его реализацию в виде последовательности появления на дисплее «экранных форм». Система ACCESS со встроенными в нее программными средствами, в частности с языком программирования VISUAL BASIC, позволяет разработчику создавать интерфейс пользователя с минимальными затратами. Это связано с тем, что при разработке форм пользовательского интерфейса в среде ACCESS реализован метод объектно-ориентрованного программирования .

Сущность этого метода заключается в том, что разработчик описывает свойства объектов, а программа в соответствии с этими свойствами формирует на экране описанные объекты.

При разработке коммерческих систем для создания пользовательского интерфейса необходимо прибегать к услугам дизайнеров. Сценарий приложения - состав и последовательность форм - определяется разработчиком в соответствии с алгоритмом решения конкретной задачи.

Рассмотрим некоторые приемы и способы разработки пользовательского интерфейса.

Для разработки форм пользовательского интерфейса применяются те же методы и средства, которые были рассмотрены при описании технологии создания форм ввода данных в таблицы и запросы. Следует отметить, что формы ввода данных в таблицы и запросы также являются частью пользовательского интерфейса.

Основным методом создания форм в данном случае является их разработка в режиме Конструктор.

Наиболее распространенным способом создания форм пользовательского интерфейса является создание так называемых кнопочных форм. В таких формах одним из объектов управления являются кнопки. «Нажатие» на кнопку должно приводить к выполнению какого-либо действия (например, открыть какую-либо форму или запрос, распечатать отчет, выйти из приложения и др.).

Очевидно, что экранные формы должны иметь элементы управления всеми объектами базы данных, включая таблицы, запросы, отчеты.

Выполняемые действия при работе с базами данных могут программироваться в виде макросов и программных модулей (программ).

Макросы представляют собой набор макрокоманд, автоматизирующих

работу с элементами базы данных. Модули - это программы, написанные на языке VISUAL BASIC .

Разработанная форма ввода данных в таблицу позволяет пользователю выполнять следующие действия:

Ввод и добавление данных;

Просмотр любой записи;

Корректировка данных.

2.4. Вывод результатов обработки данных в виде отчетов

Отчеты, как правило, разрабатывают для вывода на печать результатов обработки информации. Отчеты, аналогично формам, могут быть связаны как с таблицами, так и с запросами. В первом случае в отчете будет помещена информация из всей таблицы, во втором - только те записи, которые отвечают условиям соответствующего запроса.

По сравнению с выводом на печать информации непосредственно из таблицы или результата выполнения запроса отчеты обладают следующими преимуществами:

Отчеты позволяют производить группировку данных по отдельным полям, причем группировка данных может носить иерархический (до 10 уровней) характер.

Отчеты позволяют выводить данные с выполнением вычислений по числовым полям, в том числе промежуточных, по группам записей или итоговых вычислений по всему числовому полю;

Отчеты могут быть оформлены в виде таблиц, структура которых принята на конкретном предприятии (например, накладные и приема или отгрузки товара на склад, маршрутные или операционные карты технологических процессов в системах автоматизированного проектирования);

В отчеты, так же как и в формы, можно вставлять рисунки, диаграммы и другие объекты OLE, как связанные, так и не связанные с полями таблицы базы данных;

В отчеты можно вставлять текстовые примечания;

Отчеты могут быть использованы для презентаций, рекламирующих

деятельность фирмы;

Отчеты могут включать в себя подчиненные отчеты.

Перед выводом отчета на печать его можно предварительно просмотреть на экране.

2.5. Управление объектами баз данных с помощью макросов

Макрос представляет собой некоторую последовательность макрокоманд, инструкций Microsoft Access, применяемых для автоматизации выполнения часто повторяющихся действий.

Макрокоманды в ACCESS по функциональному назначению можно разделить на следующие классы:

Открытие и закрытие таблиц, запросов, форм, отчетов;

Печать данных;

Выполнение запроса;

Проверка истинности условий и управления макрокоманд;

Установка значений;

Поиск данных;

Построение пользовательского меню и выполнение команд

Управление выводом информации на экран;

Сообщение пользователю о выполняемых действиях;

Переименование, копирование, удаление, импорт и экспорт

объектов;

Запуск других приложений Windows.

При разработке форм пользовательского интерфейса, в которых выполнение макроса связано с нажатием на кнопку, можно применять два способа:

Создать макрос и связать его с соответствующей кнопкой

Создать кнопку на форме и при описании ее свойств разработать

соответствующий макрос.

2.6. Разработка меню пользователя

Для того чтобы информационная система была удобна для работы пользователя, кроме создания эффективной модели данных (состава и взаимодействия таблиц и запросов) необходимо разработать удобный «дружественный» пользовательский интерфейс.

Разработка интерфейса пользователя связана с настройкой панелей инструментов, созданием пользовательского меню, разработкой диалоговых форм.

Практическое занятие №2

Создание, изменение и удаление таблиц. Ввод исходных данных

Цель работы: научиться создавать, изменять, удалять таблицы в SQL Server 2008 с помощью запросов и с использованием инструментальных средств с графическим интерфейсом пользователя.

Теоретические сведения:

В SQL для создания таблицы используется оператор CREATE TABLE, в котором необходимо определить следующие параметры:

Имя создаваемой таблицы.

Имена составляющих ее столбцов.

Тип данных для каждого столбца.

Кроме этих обязательных параметров большинство производителей предусматривают дополнительные возможности для оператора CREATE TABLE, поддерживаемые стандартом SQL-92.

Оператор Create table

Упрощенный синтаксис оператора CREATE TABLE имеет следующий вид:

С REATE TABLE
[, ])

Оператор CREATE TABLE создает новую таблицу с именем tbl_name в текущей базе данных. Чтобы создать таблицу в произвольной базе данных имя таблицы должно быть указано как db_name.tbl_name.

Атрибут TEMPORARY определяет создание временной таблицы, существующей в течение текущего сеанса. По завершении сеанса таблица удаляется. Имя временной таблицы может совпадать с именем ранее созданной таблицы, однако на время ее сходная таблица становится недоступной.

Атрибут IF NOT EXISTS подавляет вывод сообщения об ошибке при попытке создать таблицу с уже используемым именем, но новая таблица при этом не создается. Описание столбца col_declaration начинается с имени столбца col_name и его типа col_type и может сопровождаться несколькими необязательными ключевыми словами. В качестве типов столбца можно выбирать любой тип поддерживаемый СУБД.

Атрибут NULL | NOT NULL определяет, допустимы ли для столбца значения NULL.

Атрибут DEFAULT указывает значение, присваиваемое столбцу в случае отсутствия явно заданного значения при вставке. Если значение по умолчанию не указано, то для столбцов, принимающих значения NULL, значением по умолчанию будет NULL, для строковых столбцов - пустая строка, для численных столбцов - ноль.

Таблицы базы данных могут содержать столбцы, в которые при добавлении новой записи в таблицу будут автоматически записываться порядковые номера. Такие столбцы называются идентификаторами или счетчиками и обычно используются в качестве первичных ключей. Таблица может содержать только один столбец идентификатор.

В MS SQL Server столбец идентификатор создается с помощью атрибута IDENTITY в описании столбца:

column_definition::=
column_name [ NULL | NOT NULL ] [ IDENTITY [(seed ,increment) ]]

При добавлении в таблицу новой строки компонент Database Engine формирует для этого столбца последовательное уникальное значение.

Для каждой таблицы можно создать только один столбец идентификаторов. При создании столбца можно указать как начальное значение (параметр seed в описании столбца), так и приращение (параметр increment в описании столбца). Если эти параметры не указаны, применяются значения по умолчанию (1,1).

Добавление новых столбцов в таблицу осуществляется с помощью предложения ADD в операторе ALTER TABLE. Синтаксис оператора ALTER TABLE:

ALTER TABLE < table_name > ADD [, < col_definition >,…. ]

В выражение col_definition входит имя создаваемого столбца и его описание, при этом используется тот же синтаксис, что и для CREATE TABLE. При добавлении нескольких столбцов их описания разделяются запятой.

Для удаления столбцов таблицы используется предложение DROP в инструкции ALTER TABLE:

ALTER TABLE

Ход работы

ЗапуститеПуск – Программы – Microsoft SQL Server 2008 – Среда

В окне «Соединение с сервером» нечего не менять! (Должен быть выбран режим «Проверка подлинности Windows »). Нажать кнопку Соединить.

В левом окне на строчке «Базы данных» щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Создать базу данных».

В строке «Имя базы данных» ввести имя «Сессия». Нажать ОК.

В левом окне раскрыть ветку «Безопасность», нажав на «+».

Выбрать строку «Имена входа» и щелкнуть правой кнопкой мыши. Выбрать «Создать имя входа».

В строке «Имя входа» ввести свою фамилию.

Выбрать режим «Проверка подлинности SQL Server », в строках «Пароль» и «Подтверждение пароля» ввести пароль 123.

Снять галочку с поля «Требовать использование политики паролей».

В строке «База данных по умолчанию» выбрать созданную вами базу.

В правой поставьте галочку в строке «sysadmin ». Нажмите ОК.

Закройте SQL Server Management Studio Express.

Запустите SQL Server Management Studio Express (SSMS ), подключитесь к своему экземпляру и откройте окно для создания нового запроса.

Для создания таблицы воспользуйтесь инструкцией CREATE TABLE .

Создайте с помощью этой инструкции следующие таблицы:

1. Таблица «Студенты» состоит из следующих столбцов:

ID _Студент – тип данных INTEGER столбец идентификации;

Номер_группы тип данных INTEGER , длина 6;

1. Таблица «Дисциплины» содержит два столбца

ID _Дисциплина - тип данных INTEGER столбец идентификации;

Наименование - тип данных VARCHAR , длина 40;

1. Таблица «Учебный_план» включает в себя следующие столбцы:

ID _Дисциплина - тип данных INTEGER ;

Семестр – тип данных INTEGER ;

Количество_часов - тип данных INTEGER ;

ID _преподаватель - тип данных INTEGER .

Создайте с помощью средств графического интерфейса SSMS следующие таблицы:

1. Таблица «Сводная ведомость» состоит из следующих столбцов:

ID _Студент - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

ID _План - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

Оценка - тип данных INTEGER ;

Дата_сдачи - тип данных DATETIME ;

ID _Преподаватель - тип данных INTEGER ;

На все столбцы таблицы наложены ограничения, запрещающие ввод строки при неопределенном значении столбца.

1. Таблица «Кадровый_состав» состоит из следующих столбцов:

ID _Преподаватель - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

Фамилия – тип данных CHAR , длина 30;

Имя - тип данных CHAR , длина 15;

Отчество - тип данных CHAR , длина 20;

Должность - тип данных CHAR , длина 20;

Кафедра - тип данных CHAR , длина 3;

Адрес – тип данных CHAR , длина 30;

Телефон - тип данных CHAR , длина 8;

На все столбцы таблицы, кроме столбцов Адрес и Телефон, наложены ограничения, запрещающие ввод строки при неопределенном значении столбца.

Измените таблицу «Кадровый_состав» с помощью инструкции ALTER TABLE добавив в нее столбцы:

Зарплата - тип данных INTEGER ;

Налог - тип данных INTEGER ;

Получено – вычисленный столбец (Зарплата - Налог).

Заполните таблицу базы данных «Сессия» следующими данными (недостающие столбцы заполните произвольными данными):

Студенты

Контрольные вопросы:

Приведите обобщенный синтаксис команды CREATE TABLE .

Что определяет ключевое слово DEFAULT ?

Что такое столбец идентификации, и каким ключевым словом он задается?

Какое назначение у опции NULL и NOT NULL ?

Что такое вычисленные столбцы? Приведите синтаксис вычисленного столбца.

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

Вычисления в таблицах

Формулы . Все вычисления в электронных таблицах производятся с помощью формул. Любая формула в MS Excel должна начинаться со знаков «равно», «плюс» или «минус». Без этих знаков формула интерпретируется как текст.

Каждая формула состоит из операторов и операндов .

Операнд – это числовое значение, текст, ссылка на ячейку или группы ячеек. В качестве операндов могут выступать и встроенные функции Excel.

Оператор – это знак операции, которую следует выполнить над операндами формулы. Операторы Excel можно классифицировать следующим образом: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических действий над числами. В таблице 1 представлены арифметические операторы, которые могут использоваться в Excel.

Таблица 1 – Арифметические операторы

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Используются следующие операторы сравнения: = (знак равенства), > (знак больше), < (знак меньше), >= (знак больше или равно), <= (знак меньше или равно), <> (знак не равно).

Текстовый оператор конкатенации (амперсанд) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку и обозначается &.

Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например, А1:А5, для ссылки на блок задается адрес верхней левой и нижней правой ячеек блока через двоеточие, например, А1:Е5.

Возможно использование следующих операторов ссылок:

; (точка с запятой) – оператор объединения, объединяет несколько ссылок в одну ссылку, например , =СУММ(А2:A10;C2:C10);

(пробел) – оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов, например , (B2:D10 C4:C6).

При организации вычислений формулы можно копировать из ячейки в ячейку, при этом адреса ячеек, указанные в формулах могут изменяться в соответствии с типом ссылки, используемой в формуле.

Относительная ссылка на ячейку записывается в виде последовательности заголовков столбца и строки, например , A3, D4. Ее особенность заключается в том, что при переносе формулы на некоторое число позиций эта ссылка на ячейку заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и формула .

Смешанная ссылкана ячейку также использует знак $, например, $A3, B$2, и представляет собой сочетание относительной и абсолютной ссылок. При копировании формулы каждая часть ссылки ведет себя соответственно указанному адресу: абсолютная часть адреса остается неизменной, относительная часть адреса меняется.

Встроенные функции

Функция в Excel представляет собой объединение нескольких вычислительных операций над значениями, выступающими как аргументы, для решения определенной задачи.

Аргументы – значения исходных данных для функции, используемые для выполнения операций или вычислений. Аргументы функции должны быть указаны в порядке, определенном для данной функции. Каждый из них должен иметь требуемый данной функцией тип. Аргументами функции могут являться числовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки, выражения и вызовы других функций.

В Excel для упрощения расчетов имеется широкий набор встроенных функций, которые делятся на категории. Каждая из этих категорий включает функции, обеспечивающие определенные вычисления. Краткая характеристика категорий функций Excel приведена в таблице 5.1. Доступ к функциям производится с помощью Мастера функций , кнопка вызова которого находится на панели Стандартная пиктографического меню.

Таблица 1 – Краткая характеристика категорий функций Excel

Категория	Краткая характеристика
Финансовые	Функции для осуществления типичных финансовых расчетов
Дата и время	Функции для анализа и работы со значениями даты и времени в формулах
Математические	Содержит арифметические и тригонометрические функции, позволяющие производить простые и сложные математические вычисления
Статистические	Функции для выполнения статистического анализа диапазонов данных
Ссылки и массивы	Функции для осуществления поиска в списках или таблицах, нахождения ссылок к ячейке
Работа с базой данных	Функции для работы со списками
Текстовые	Функции для выполнения действий над строками текста
Логические	Функции для проверки выполнения одного или нескольких условий
Проверка свойств и значений	Функции для проверки свойств и значений данных, вводимых в ячейки
Инженерные	Функции для выполнения инженерного анализа. Их можно разделить на три группы: § Функции для работы с комплексными числами § Функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую § Функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую
Информационные	Для определения типа данных, хранимых в ячейке. Проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Следует заметить, что пользователь может разрабатывать и собственные функции с помощью языка Visual Basic For Applications. В этом случае формируется категория «Определенные пользователем».

Технология создания таблиц

СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания таблиц: ручные (создание таблицы в режиме конструктора или путём ввода данных) и автоматизированные (разработка с помощью мастера). Работа мастера основана на применении большого количества шаблонов таблиц, при этом пользователь может выбрать требуемые поля из шаблонов. Для качественного освоения технологии создания таблицы, рекомендуется использовать ручные средства.

Для создания новой таблицы базы данных в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:

· на панели объектов нажать на кнопку - Таблицы;

· на панели управления объектом выбрать - Создание таблицы в режиме конструктора;

· в окне конструктора сформируйте структуру таблицы (заполните список полей с указанием их типов);

Список полей - построчно содержит имена полей, имеющихся в составе таблицы, и позволяет построчно осуществлять ввод имён для новых полей. По умолчанию имя поля становится именем столбца таблицы.

Список типов полей - позволяет выбрать тип поля из раскрывающегося списка.

Кнопка выбора типа поля - элемент управления для выбора типа поля. Кнопка отображается только после введённого имени поля.

Панель редактирования свойств полей - содержит список свойств выделенного поля: размер поля, формат поля и т.д. Свойства полей можно не изменять (назначать по умолчанию) или редактировать; закрыть окно конструктора с сохранением сформированной структуры и указанием имени таблицы.

Технология ввода и редактирования данных

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком левой кнопки мыши на её значке. Новая таблица не имеет записей - только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Очередная запись вводится в конец таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши или . При окончании ввода данных в последнее поле записи MS ACCESS сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

Редактировать данные в ячейке таблицы можно с полной или с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке, а затем набрать (ввести) новую информацию. При частичной замене данных можно использовать курсор мыши или функциональную клавишу с целью изменения положения курсора ввода.

Для удаления записи её необходимо выделить (щелкнуть по области маркера записи) и нажать клавишу , или выполнить команду меню ПРАВКА-УДАЛИТЬ. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

Технология поиска и отбора данных

MS ACCESS предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базах данных. К таким средствам можно отнести использование команд поиска, фильтрации, сортировки, создания и использования запросов.

Запросы - это средства для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю для обработки в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они выбирают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

С помощью запросов с данными могут выполняться следующие операции: отбор, сортировка, фильтрация данных, преобразование по заданному алгоритму, создание новой таблицы, выполнение автоматического наполнения таблиц, импортированными из других источников, выполнение простейших вычислений в таблицах. В MS ACCESS есть несколько типов запросов.

Запрос на выборку - является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого устанавливается диалог с пользователем, с целью определения параметров отбора данных.

Перекрестные запросы - используют для расчётов и представления данных в структуре, удобной для их анализа.

На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри неё.

На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

На создание таблицы - создаёт новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Запрос SQL - это запрос, создаваемый на языке SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов к серверу базы данных.

Самым распространённым типом запроса является запрос на выборку. Для его создания с помощью конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:

· на панели объектов нажать на кнопку - Запросы;

· на панели управления объектом выбрать - Создание запроса в режиме конструктора;

· в окне Добавление таблицы выбрать объект (используя вкладки Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы), для которого формируется запрос. Для завершения работы необходимо нажать на кнопки <Добавить> и <Закрыть>;

· в окне Запрос на выборку (структура которого приведена рисунке) создать структуру запроса, выполнив следующие действия:

· в таблице, приведенной в области Структура таблицы, двойным щелчком левой кнопки мыши выбрать названия тех полей, которые должны войти в запрос (имена выбранных полей и таблиц автоматически появляются а строках Поле и Имя таблицы, области Структуры запроса;

При необходимости установить параметры сортировок, вывода на экран и отбора данных с помощью указателей соответствующих строк:

Сортировка - позволяет для каждого поля выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В запросе данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям слева направо;

Вывод на экран - позволяет устанавливать вывод содержимого полей на экран;

Условие отбора - позволяет для каждого поля задать индивидуальное условие для отбора данных. Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения; закрыть окно Запрос на выборку с сохранением сформированной структуры и указанием имени запроса.